CUOTA DE APRENDIZAJE: ¿CÓMO SOLICITAR SU FIJACIÓN POR PRIMERA VEZ?
La regulación de la cuota de aprendizaje no solo constituye una obligación legal para los empleadores, sino también un aspecto fundamental para prevenir contingencias administrativas y eventuales sanciones por parte del SENA. Por esta razón, resulta indispensable identificar oportunamente el momento en que surge dicha obligación y adelantar el trámite de regulación de manera adecuada, garantizando que la información reportada refleje de forma precisa la realidad de la planta de personal y de las ocupaciones desarrolladas por el empleador.
En este sentido, salvo en el caso de la industria de la construcción, los empleadores que cuenten con quince (15) o más trabajadores vinculados adquieren la obligación de cumplir con la cuota de aprendizaje. Para su determinación, el SENA fija una cuota equivalente a un (1) aprendiz por cada veinte (20) trabajadores y uno (1) adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de veinte. Asimismo, por disposición legal expresa, los empleadores que tengan entre quince (15) y veinte (20) trabajadores deberán contar, como mínimo, con un (1) aprendiz.
En todo caso, cabe precisar que, para efectos del cálculo de la cuota de aprendizaje, cuando la jornada laboral de los trabajadores vinculados por el empleador es inferior a la máxima legal, dicha circunstancia puede incidir en la contabilización efectuada por el SENA.
Una vez la empresa identifique que se encuentra obligada a contar con cuota de aprendizaje, deberá solicitar ante el SENA la regulación correspondiente. Para ello, es necesario reunir los siguientes documentos:
- Matrices 1 y 2 de su planta de personal del último mes, diligenciadas según listado de oficios y ocupaciones vigente.
- Certificado de existencia y representación legal no mayor a sesenta (60) días.
- Carta firmada por el representante legal solicitando la regulación de cuota de aprendizaje, señalando el período de reporte de variaciones (enero – julio o septiembre – marzo) y refiriendo los documentos que se adjuntan.
- Copia del Documento de Identidad del Representante Legal.
- RUT no mayor a sesenta (60) días.
- Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) del último mes.
- Manual de Funciones (si hay cargos en las matrices que no estén en el listado de ocupaciones)
Una vez reunida la documentación, y tratándose de empleadores constituidos como personas jurídicas, la radicación deberá realizarse siguiendo el siguiente procedimiento*:
- Ingresar a la página web de radicación:
https://oficinavirtualderadicacion.sena.edu.co/oficinavirtual/solicitudindex.aspx
- Seleccionar la opción “Nueva radicación”.
- Diligenciar la información de radicación, teniendo en cuenta los siguientes parámetros:
- Tipo de usuario: EMPRESAS.
- Asunto: CUOTA REGULACIÓN DE APRENDIZAJE.
- Regional: la que corresponda según el lugar en el que esté registrada la empresa en el certificado de existencia y representación legal.
- Centro de formación: GRUPO DE RELACIONES CORPORATIVAS.
4. Diligenciar datos básicos de la compañía. En este punto, se deben señalar nombres y apellidos del representante legal. En el campo “Grupo de interés” deberá seleccionarse la opción EMPRESA.
5. Diligenciar datos de descripción de la radicación: indicar “Radicación Matrices” señalando el mes correspondiente que se está radicando. En este apartado se deben adjuntar todos los archivos señalados previamente y verificar que sean adjuntados correctamente oprimiendo el botón azul dispuesto para ello.
*El trámite aquí descrito corresponde al procedimiento actualmente dispuesto por el SENA y, por tanto, podrá estar sujeto a modificaciones o actualizaciones por parte de la entidad en el futuro.
