¿CUÁNTAS DE ESTAS OBLIGACIONES COMO EMPLEADOR CONOCÍA?
Jaime Andrés Cárdenas Santana
Abogado Especialista
9 obligaciones que las empresas suelen pasar por alto en Colombia
Cuando se habla de cumplimiento en la gestión del talento humano, las empresas suelen concentrar sus esfuerzos en asuntos como el pago de salarios y prestaciones sociales, los aportes al Sistema de Seguridad Social, la jornada de trabajo o el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Sin embargo, el ordenamiento jurídico colombiano contempla otras obligaciones que, pese a encontrarse vigentes, son menos conocidas y pueden pasar inadvertidas incluso dentro de organizaciones con estructuras consolidadas de recursos humanos y cumplimiento. El desconocimiento de estas normas “silenciosas” puede derivar en contingencias.
A continuación, presentamos nueve obligaciones (en materia laboral, seguridad social, SG-SST, ejercicio profesional y migratorio) que no resultan tan conocidas, respecto de las cuales vale la pena verificar su cumplimiento al interior de las empresas.
Antes de continuar, le proponemos un reto: ¿cuántas de estas nueve obligaciones conocía? Lleve la cuenta mientras avanza en la lectura y, al final, evalúe qué tan familiarizada está su organización con estas exigencias.
- Contratación de trabajadores sociales.
Aunque parezca inusual, la legislación exige a ciertas empresas la contratación de trabajadores sociales. Específicamente, los empleadores están obligados a contratar un (1) trabajador social por cada quinientos (500) trabajadores permanentes, y uno (1) adicional por cada fracción que supere los doscientos (200) trabajadores.
¿Cuál es su función? La obligación busca que estos profesionales colaboren con los trabajadores en el desarrollo de políticas relacionadas con empleo, salario e inversión. En términos prácticos, y a manera de ejemplo, una empresa con 500 trabajadores permanentes debe contar con un trabajador social; si tiene 701, deberá contar con dos. Por ello, las compañías cuya planta de personal esté cerca de estos números deberían verificar periódicamente si se configura la obligación. Más allá de ser una norma con varias décadas de existencia, continúa incorporada expresamente en el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo y su cumplimiento se encuentra bajo la vigilancia y control del Mintrabajo.
- Participar en una encuesta o censo del DANE puede generar para el trabajador media jornada de descanso remunerado.
La Ley 2335 de 2023 trajo consigo novedades importantes respecto a las estadísticas oficiales del país. ¿Sabía que la participación en censos, encuestas y recolección de información del DANE es de carácter obligatorio tanto para entidades públicas y privadas, como para los ciudadanos? Para incentivar este deber, la ley otorga un beneficio directo a los trabajadores: el derecho a media jornada de descanso compensatorio remunerado.
¿Cómo se aplica? El empleado debe disfrutar de este descanso en el mes siguiente al día de su participación, de común acuerdo con el empleador. Para acceder a este beneficio, el trabajador debe presentar el certificado de participación expedido por el DANE.
(Fundamento legal: Artículos 19, 20 (Parágrafo 1) y 57 de la Ley 2335 de 2023).
3. Registro obligatorio de vacantes en el Servicio Público de Empleo.
Una omisión muy común en los procesos de selección privados es no registrar las ofertas de empleo. Todos los empleadores particulares están en la obligación de registrar sus vacantes en el Servicio Público de Empleo a través de cualquier prestador autorizado, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la existencia de la necesidad.
Existen algunas excepciones. Entre otras, la regulación contempla vacantes sometidas a reserva o restricciones legales o reglamentarias y mecanismos para exceptuar de publicación determinadas posiciones estratégicas, directivas o que, por su naturaleza, no deban hacerse públicas.
(Fundamento legal: Artículo 31 de la Ley 1636 de 2013 y artículo 2.2.6.1.2.12. del Decreto 1072 de 2015).
4. Ya no se necesita autorización para trabajar horas extras, pero el registro sigue siendo obligatorio.
Uno de los cambios introducidos por la Ley 2466 de 2025 fue la eliminación del requisito de obtener permiso del Ministerio del Trabajo para laborar horas extras. Sin embargo, la eliminación de la autorización administrativa no eliminó la obligación documental del empleador.
La ley exige llevar un registro del trabajo suplementario de cada trabajador. Este debe identificar, como mínimo:• el nombre del trabajador;
• la actividad desarrollada;
• el número de horas suplementarias laboradas; y
• si dichas horas fueron diurnas o nocturnas.
Además, cuando el trabajador lo solicite, el empleador debe entregarle una relación de las horas extras laboradas con las mismas especificaciones, acompañada del soporte que acredite su correspondiente pago.
(Fundamento legal: Artículo 12 de la Ley 2466 de 2025)
5. Registro oficial de trabajadores en modalidad de Teletrabajo.
Toda vinculación o novedad de trabajadores bajo esta figura debe ser registrada de forma obligatoria en la plataforma dispuesta por el Ministerio del Trabajo: teletrabajadores.mintrabajo.gov.co.
(Fundamento legal: Artículo 2.2.1.5.23. del Decreto 1072 de 2015)
6. Reporte de vinculación de trabajadores extranjeros (RUTEC y SIRE).
La contratación de talento extranjero requiere un doble cumplimiento: laboral y migratorio. Toda vinculación, novedad o terminación del contrato de un colaborador extranjero debe registrarse en dos plataformas clave:
• RUTEC (Registro Único de Trabajadores Extranjeros en Colombia), administrado por el Ministerio del Trabajo.
• SIRE (Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros), administrado por Migración Colombia.
(Para profundizar sobre este tema, le invitamos a consultar nuestro artículo dedicado: Contratación de extranjeros en Colombia: obligaciones legales para empleadores).
7. Registro de perfil y asignación de cargos.
En 2011, se expidió la Ley 1496, que tenía la finalidad de garantizar igualdad en la remuneración entre hombres y mujeres, fijando mecanismos para que tal igualdad sea real y efectiva. Para tal efecto, se estableció la obligación de llevar un registro de perfil y asignación de cargos por sexo, funciones y remuneración, con la discriminación de clase, tipo y forma contractual.
(Fundamento legal: Artículo 5 de la Ley 1496 de 2011)
8. Exigencia de título y matrícula o tarjeta profesional para el ejercicio de profesiones reguladas.
En Colombia existen algunas profesiones reguladas que exigen título de idoneidad y la respectiva matrícula o tarjeta profesional para su ejercicio legal (como ingenieros, contadores, médicos, abogados, entre otros). Esta obligación debe ser observada por cualquier persona, sea nacional o extranjera, que vaya a ejercer una profesión catalogada como tal en el país.
Se trata de un aspecto sumamente importante que suele pasarse por alto en los procesos de selección y contratación, especialmente en el caso de trabajadores extranjeros o de personas que hayan obtenido su título académico fuera del país. Estos profesionales no pueden ejercer legalmente hasta no haber realizado la convalidación de su título (si aplica) y haber obtenido la tarjeta o matrícula profesional expedida por consejo o entidad que regula su profesión.
(Fundamento legal: Artículo 26 de la Constitución Política de Colombia y las leyes que regulan cada profesión en particular).
9. Evaluaciones médicas por cambios de ocupación.
Algunos empleadores desconocen que los cambios de cargo u ocupación de un trabajador exigen la realización de nuevas evaluaciones médicas ocupacionales. Esta responsabilidad surge cada vez que dicho cambio implique modificaciones en el medio ambiente laboral, en las funciones, en las tareas o exponga al empleado a nuevos o mayores factores de riesgo (o cuando se detecte un incremento de su magnitud, intensidad o frecuencia).
El objetivo principal de esta obligación es garantizar que el trabajador se mantenga en condiciones de salud física, mental y social acordes con los requerimientos de sus nuevas tareas, previniendo que las nuevas condiciones de exposición afecten su bienestar. En todo caso, dichas evaluaciones deberán responder a lo establecido en los programas de Vigilancia Epidemiológica del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
(Fundamento legal: Artículo 10 de la Resolución 1843 de 2025)
El cumplimiento normativo va mucho más allá de la elaboración de contratos y la liquidación de nómina. Verificar periódicamente todas las obligaciones laborales incluso, las menos visibles, no es solo un requisito legal, sino una inversión estratégica, ya que puede evitarle sanciones.
