Cómo preparar su nómina para cotizar correctamente desde abril de 2027
La Corte Constitucional fijó la fecha. Con la Sentencia C-264 de 2026 quedó en firme la mayor parte de la Ley 2381 de 2024 y su entrada en vigencia se estableció para el 1 de abril de 2027. Hasta ese día rige la Ley 100 de 1993 y todo se liquida como hasta ahora.
Diez puntos —nueve artículos y una proposición de artículo nuevo— volvieron a la Cámara de Representantes, con un plazo de treinta días hábiles desde la notificación para subsanarlos, y más de cien demandas contra el contenido de la ley siguen suspendidas hasta abril de 2027. Nada de eso cambia lo que las áreas de nómina y talento humano deberían estar haciendo desde ya: la columna vertebral del sistema quedó en pie y el margen para prepararse es de meses, no de años.
El cambio de fondo no es la tarifa. Es el destino del aporte.
La cotización sigue siendo del 16% del IBC, repartida 75% empleador y 25% trabajador. En pesos, la carga por trabajador no se mueve.
Lo que se transforma es la mecánica de liquidación. Hoy el aporte de cada trabajador va completo a una sola administradora. Desde abril de 2027, el IBC de cada persona se parte en dos:
- Hasta 2,3 SMLMV, la cotización va obligatoriamente al Componente de Prima Media, administrado por Colpensiones.
- El excedente sobre ese umbral va al Componente Complementario de Ahorro Individual, en la administradora que elija el trabajador. Si no elige, el sistema le asigna una ACCAI aleatoriamente, con posibilidad de cambio después de seis meses de permanencia.
Su sistema de nómina deja de calcular un aporte y pasa a calcular dos, con un punto de corte que se mueve cada año con el salario mínimo (en pesos de 2026, el SMLMV es de $1.750.905 y el umbral de 2,3 SMLMV equivale a $4.027.082). Ese solo cambio toca la parametrización, la interfaz con el operador de información, la conciliación contable y los reportes.
Seis frentes de trabajo, en orden de urgencia
- Depure el IBC antes de que el error cueste doble
Un IBC mal construido hoy genera un menor valor aportado. Desde abril de 2027 genera, además, una distribución incorrecta entre componentes: aportes que debieron ir a prima media terminan en ahorro individual, o al revés. Corregir eso no es una simple corrección de planilla; implica traslados de recursos entre administradoras.
Los focos de siempre son los que hay que cerrar ahora:
- Pagos no salariales sin soporte real de la naturaleza que se les atribuye.
- Cumplimiento del límite del 40% del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010.
- Auxilios, bonificaciones habituales, comisiones y pagos en especie mal clasificados.
- Contratistas con base de cotización inferior al 40% del valor mensualizado del contrato.
- Clasifique su población: transición o nuevo sistema
El régimen de transición se define por semanas cotizadas al momento en que la ley entre a regir: 750 semanas o más para mujeres, 900 o más para hombres. Quien alcance ese umbral sigue bajo las reglas de la Ley 100.
El corrimiento de la vigencia a abril de 2027 abrió nueve meses adicionales para que un trabajador alcance el umbral. Esa información le pertenece al trabajador: la historia laboral es un dato personal bajo custodia de la administradora, y el empleador no puede exigirla. Si la empresa decide recibirla, solo procede por entrega voluntaria, con autorización previa, expresa e informada, y asumiendo las obligaciones de responsable del tratamiento.
Conviene además aclarar un punto que genera confusión, la ventana especial para trasladarse de régimen, prevista en el artículo 76, ya se cerró el 16 de julio de 2026, y la determinación de una nueva fecha de entrada en vigencia no la reabrió. Lo único que se movió fue la fecha de corte para contar las semanas de transición, no la posibilidad de cambiar de administradora por esa vía.
Lo que sí está en manos de la empresa es habilitar la conversación. Con su propia información de nómina y PILA puede estimar quiénes están cerca del umbral y quiénes claramente no, y con esa lectura organizar jornadas informativas con las administradoras para que cada trabajador consulte y, si es del caso, corrija su historia laboral a tiempo. La empresa no necesita custodiar el documento para planear; necesita que su gente lo revise.
- Ordene los datos maestros
El nuevo esquema es más exigente en calidad de información. Verifique en sus propios registros, por trabajador: tipo y número de documento, fecha de nacimiento, sexo, administradora a la que reporta, fechas de ingreso y retiro, y novedades mal reportadas en planillas anteriores que hoy distorsionan lo que la empresa efectivamente acreditó.
Es información suya, no del trabajador, y es exactamente la que la UGPP le va a pedir. Los errores de maestro que hoy pasan inadvertidos se vuelven visibles cuando el aporte se reparte entre dos componentes.
- Ponga plazos a su proveedor de software y a su operador de información
Pregunte por escrito, con fecha comprometida:
- ¿Cuándo estará parametrizado el corte de 2,3 SMLMV y su actualización anual automática?
- ¿Cómo se manejarán los trabajadores en transición frente a los del nuevo sistema dentro de la misma planilla?
- ¿Qué cambia en la estructura de la planilla PILA y cuándo estará disponible el ambiente de pruebas?
- ¿Habrá liquidación en paralelo antes del arranque?
No espere a que el proveedor le avise. La experiencia de implementaciones anteriores muestra que los ajustes llegan tarde y sin período de prueba.
- Revise su población de independientes y contratistas
Las reglas de base de cotización de los prestadores de servicios se mantienen, pero la exposición no. Si su compañía tiene un volumen relevante de contratistas, este es el momento de verificar cobertura, bases y consistencia entre lo pactado y lo aportado, no en 2027.
- Proyecte el Fondo de Solidaridad Pensional y el flujo de caja
Para los trabajadores de ingresos altos que no queden cubiertos por la transición, los aportes al Fondo de Solidaridad se ajustan. La escala, aplicada sobre el IBC total, va del 1,5% para quienes devenguen entre 4 y menos de 7 SMLMV, al 1,8% entre 7 y menos de 11, al 2,5% entre 11 y menos de 19, al 2,8% entre 19 y 20, y al 3,0% para quienes superen 20 SMLMV. Modele el impacto sobre su costo de nómina con la estructura salarial real de su empresa, por rangos de IBC, y llévelo al presupuesto de 2027.
Un cronograma realista
Segundo semestre de 2026. Diagnóstico de IBC y de la calidad de los datos maestros. Conteo de semanas y clasificación de la población. Requerimiento formal al proveedor de nómina.
Primer trimestre de 2027. Corrección de las inconsistencias detectadas. Pruebas de parametrización y liquidación en paralelo. Comunicación a los trabajadores sobre qué cambia y qué no.
Abril de 2027. Arranque en operación, con conciliación reforzada de las primeras tres planillas.
Lo que no puede perderse de vista
Todo lo que se cotice entre hoy y el 31 de marzo de 2027 se liquida bajo la Ley 100 y es plenamente fiscalizable por la UGPP dentro de los términos vigentes. Prepararse para la reforma no releva de ordenar el presente: la entidad seguirá revisando esos períodos mucho después de que el nuevo sistema esté funcionando.
Y conviene decirlo con precisión: quedan diez puntos pendientes de subsanación en la Cámara y demandas de fondo por resolver. Puede haber ajustes. Pero el umbral de 2,3 SMLMV, la tarifa del 16%, el esquema de pilares y las reglas de transición quedaron en firme. Sobre eso ya se puede trabajar, y trabajar temprano es lo que separa una implementación ordenada de un trimestre de correcciones.
