10 errores que pueden salirle caros a su empresa al contratar a término fijo o por obra o labor
Carlos Andrés Trujillo Perez
Abogado Especialista
Un preaviso que nadie envió. Una fecha de vencimiento mal calculada. Una obra o labor que nunca quedó bien definida. Son descuidos que parecen menores, pero pueden terminar en renovaciones inesperadas, indemnizaciones y conflictos laborales evitables.
La reforma laboral modificó las reglas aplicables a los contratos a término fijo y por duración de obra o labor determinada. En los primeros, estableció un límite máximo de cuatro (4) años y reguló de manera diferenciada las prórrogas pactadas y las automáticas. En los segundos, incorporó la obligación de celebrarlos por escrito y de estipular la obra o labor de manera precisa; además introdujo la posibilidad de convenir una nueva y diferente obra o labor una vez finalice la inicialmente acordada.
Indudablemente, estas modalidades contractuales pueden ser bastante útiles para la administración de las relaciones laborales. Sin embargo, elegir adecuadamente el tipo de contrato no es suficiente, también es fundamental comprender sus reglas y gestionarlo correctamente durante toda su vigencia, con el fin de prevenir riesgos jurídicos. ¿Qué debería tener bajo control Recursos Humanos? Estos son doce errores frecuentes y, sobre todo, cómo evitarlos.
Contratos a término fijo
1. Dejar el preaviso para el último momento.
Si el empleador decide no prorrogar el contrato, debe notificarlo al trabajador, por lo menos, treinta (30) días antes de su vencimiento. Si no lo hace, el contrato se prorrogará automáticamente por un período igual al inicialmente convenido o al de su prórroga.
La única excepción a esta regla aplica a contratos a término fijo con duración igual o inferior a treinta (30) días, los cuales, por disposición del Decreto 1127 de 1991, no requieren preaviso para su terminación.
Riesgo: La omisión o extemporaneidad del preaviso implica la prórroga automática del contrato. Si la empresa termina el vínculo desconociendo esa renovación, el trabajador podrá reclamar una indemnización por despido injusto equivalente a los salarios del tiempo que falte para completar la prórroga automática.
¿Cómo evitarlo? No administre los vencimientos desde una hoja de cálculo que dependa de una sola persona. Configure alertas con 45 y 35 días de anticipación y haga una segunda revisión antes de enviar cada preaviso.
2. Inconsistencias entre la vigencia pactada y las fechas de inicio y finalización.
Un error frecuente consiste en indicar, por ejemplo, que el contrato tendrá una duración de tres meses, pero consignar fechas de inicio y terminación que no coinciden con ese período. El resultado es incertidumbre frente al plazo realmente convenido y la fecha en que expira el contrato.
Riesgo: Si se termina el vínculo con base en una fecha equivocada, el trabajador podrá discutir la vigencia real del contrato y reclamar una indemnización por despido sin justa causa.
¿Cómo evitarlo? Antes de la firma, verifique que la duración expresada en meses o años coincida exactamente con las fechas de inicio y terminación. Si el error se detecta durante la ejecución, corríjalo a través de un otrosí.
3. Creer que el contrato se vuelve indefinido a partir de su cuarta prórroga.
Es quizás el mito más común en las áreas de recursos humanos. El contrato puede prorrogarse más de cuatro (4) veces sin que se convierta a término indefinido. Bajo las nuevas reglas que introdujo la Ley 2466 de 2025, el punto crítico no es el número de prórrogas, sino el límite máximo de cuatro (4) años de duración del contrato, incluyendo sus renovaciones.
Riesgo: Una prórroga que lleve el contrato más allá del límite legal (4 años) convertirá el contrato a término indefinido.
¿Cómo evitarlo? Lleve una ficha de control por contrato con su fecha de inicio, las prórrogas realizadas, el tipo de cada prórroga y la fecha límite de los cuatro años.
4. Pactar prórrogas por períodos que la ley no permite.
El contrato a término fijo puede prorrogarse por períodos inferiores a un (1) año hasta tres (03) o cuatro (04) veces, dependiendo del tipo de prórroga que se acoja (pactada o automática). Una vez se supere ese número de prórrogas, las renovaciones no pueden ser inferiores a un (1) año.
Riesgo: Una prórroga por un periodo inferior al legalmente permitido será ineficaz y arriesga a la empresa a que el trabajador reclame la indemnización por despido injusto.
¿Cómo evitarlo? Lleve un control riguroso del número y duración de las prórrogas de cada contrato y verifique, antes de renovarlo, cuál es el período mínimo legalmente aplicable. No registre todas las renovaciones como si fueran iguales. Identifique si cada una fue pactada o automática y compruebe su duración antes de hacer la siguiente.
5. Excluir el día de inicio para calcular la vigencia del contrato.
Para efectos laborales existe una regla general y es que los meses se entienden de 30 días y el día de inicio hace parte de ese cómputo. Así, por ejemplo, si un contrato inicia el primero (1) de septiembre con duración de un mes, terminará el treinta (30) de septiembre, no el primero (1) de octubre. Excluir el primer día desplaza el vencimiento un día hacia adelante, lo que genera incertidumbre frente a su verdadera vigencia o si se prorrogó automáticamente
Riesgo: Un día de diferencia puede alterar la fecha del preaviso o generar una discusión sobre si operó la renovación automática, generando riesgo de reclamación de la indemnización por despido injusto
¿Cómo evitarlo? Incluya siempre el día de ingreso en el cómputo y utilice una metodología uniforme para calcular vencimientos y prórrogas.
6. Celebrar el contrato de manera verbal.
El artículo 46 del Código Sustantivo del Trabajo establece que el contrato a término fijo debe celebrarse por escrito. Por tanto, no basta con que las partes acuerden verbalmente una duración o una fecha de terminación, pues para que el término pactado pueda hacerse valer, debe constar por escrito.
Riesgo: Si se omite esta formalidad, el contrato se entenderá celebrado a término indefinido. Si se termina invocando la expiración del plazo pactado, la empresa se expone que el trabajador reclame el pago de la indemnización por despido sin justa causa.
¿Cómo evitarlo? Asegúrese de que todo contrato a término fijo quede formalizado por escrito y firmado por ambas partes. No permita que el trabajador inicie labores sin que el contrato esté suscrito.
Contratos por obra o labor
7. Confundir el cargo con la obra o labor contratada.
La obra o labor es el proyecto, actividad o necesidad temporal que determina la duración del contrato; por ejemplo, la construcción de una obra civil o cubrir una licencia de maternidad. El cargo, en cambio, identifica el rol que desempeñará el trabajador. Expresiones como “Residente de obra”, “Auxiliar Contable” o “Líder de finanzas” definen un cargo, pero son insuficientes para establecer el alcance de una obra o labor y, por consiguiente, el momento en que esta finaliza.
Riesgo: Si la obra o labor no se determina de manera clara, precisa y detallada, el contrato se entenderá celebrado a término indefinido. En este escenario, finalizarlo invocando la culminación de la obra o labor expone a la empresa a una demanda en la que se reclame el pago de la indemnización por despido sin justa causa.
¿Cómo evitarlo? Identifique y describa con claridad la necesidad temporal, el proyecto o actividad que permite determinar el alcance de la obra o labor y su fecha de terminación. El cargo puede mencionarse, pero no sustituye esa definición.
8. Describir la obra de una forma tan amplia o ambigua que nadie sabe cuándo termina.
Aquí si hay una obra o labor, pero su alcance queda abierto. Expresiones como “hasta que la empresa lo determine”, “apoyar al área X” u otras referencias genéricas impiden establecer con certeza cuándo debe entenderse culminada la obra o labor, dejando la duración del contrato sujeta a interpretaciones.
Riesgo: Una definición ambigua puede generar el mismo riesgo que no haberla determinado, esto es, incertidumbre sobre la verdadera duración del contrato y, con ello, el riesgo de que se reclame el pago de la indemnización por despido injusto.
¿Cómo evitarlo? Utilice criterios objetivos y verificables. Cuando la naturaleza de la actividad lo permita, vincule la duración a hitos concretos. Por ejemplo, una fase específica, un entregable determinado o un porcentaje de avance técnicamente identificable. Evite fórmulas que dependan exclusivamente del arbitrio de la empresa.
9. Dejar que el trabajador siga laborando después de terminar la obra.
Si la obra o labor finaliza y el trabajador continúa prestando sus servicios, el contrato automáticamente se convierte a término indefinido, salvo que las partes acuerden por escrito una nueva y diferente obra o labor en los términos permitidos por la ley.
Riesgo: Un desfase entre la operación y Recursos Humanos modifica por ministerio de la ley la duración del contrato. Si la empresa continúa tratando el contrato como si la obra o la labor inicial siguiera vigente, y posteriormente lo termina invocando su culminación, se expone que el trabajador reclame el pago de la indemnización por despido sin justa causa.
¿Cómo evitarlo? Implemente alertas para identificar anticipadamente la fecha en que culmina la obra o labor; antes de cerrar cada proyecto, pregunte al área responsable si necesitará al trabajador después. Si existe una nueva obra, defínala y formalícela a tiempo. Primero documente, luego permita la continuidad.
10. Pactar una obra cuyo final es imposible de calcular.
En este tipo de contrato, la indemnización por terminación unilateral y sin justa causa corresponde a los salarios del tiempo que falte para completar la obra o labor, sin que pueda ser inferior a quince (15) días. Por tanto, cuando la obra se prolonga durante varios años o su duración residual es difícil de estimar, la contingencia económica también puede ser difícil de cuantificar.
Riesgo: Un despido sin justa causa puede implicar una indemnización costosa y, además, generar una discusión probatoria sobre cuánto tiempo faltaba realmente para culminar la obra o labor y, consecuentemente, el valor de la indemnización calculada.
¿Cómo evitarlo? Defina hitos y soportes objetivos desde el comienzo. Si existen etapas realmente independientes, evalúe su contratación de manera diferenciada; nunca divida artificialmente una misma obra solo para reducir riesgos. Si no puede delimitarla, revise si conviene otra modalidad contractual.
11. Terminar el contrato sin tener cómo demostrar que la obra terminó.
La culminación de la obra o labor es una causal legal de terminación del contrato, pero en una controversia no basta con afirmarla, la empresa debe estar en capacidad de demostrar cuándo ocurrió. Por ejemplo, en los reemplazos temporales es importante conservar los documentos que acrediten la finalización de la ausencia y la reincorporación del trabajador titular. En obra civiles, el soporte debería incluir actas, certificaciones o información técnica que permita verificar el cumplimiento del obra o labor pactada y, consecuentemente, su culminación.
Riesgo: La ausencia de este soporte puede generar una controversia sobre la fecha real de terminación de la obra o labor y, eventualmente, una demanda en la que se pretenda el pago de la indemnización por despido injusto.
¿Cómo evitarlo? Defina desde el inicio qué documento acreditará el cumplimiento de la obra, quién será responsable de emitirlo oportunamente y cuándo debe entregarlo a Recursos Humanos.
12. Celebrar el contrato de manera verbal.
Antes de la reforma laboral era legalmente válido celebrar un contrato por duración de obra o labor de manera verbal. Con las nuevas reglas, esta modalidad debe pactarse por escrito, equiparando esta exigencia a la que ya existía para los contratos a término fijo. Así, no basta con que en la práctica exista un proyecto o una necesidad temporal, pues la obra o labor que determina la duración del contrato debe quedar claramente identificada y documentada desde el inicio
Riesgo: Si se omite esta formalidad el contrato se entenderá celebrado a término indefinido, independientemente de que la intención de las partes haya sido otra. En consecuencia, terminarlo invocando la culminación de la obra o labor, expone a la empresa a que el trabajador reclame el pago de la indemnización por despido sin justa causa.
¿Cómo evitarlo? Asegúrese de que todo contrato por obra o labor quede formalizado por escrito y firmado por ambas partes antes del inicio de la relación laboral. Revise sus procesos internos para incorporar este requisito, especialmente si su empresa tenía la práctica de celebrar estos contratos de manera verbal.
Antes de dar por terminado un contrato, haga este chequeo:
- ¿Consta por escrito y está firmado por ambas partes?
- ¿La duración coincide con las fechas de inicio y terminación?
- ¿Verificó el vencimiento y, si aplica, el preaviso?
- ¿Revisó el número, tipo y duración de las prórrogas?
- Si es por obra o labor, ¿quedó definida por escrito y con criterios verificables?
- ¿Tiene los soportes que acreditan la finalización de la obra o labor?
