La Reforma Laboral 2025 no es un ajuste marginal al Código Sustantivo del Trabajo: es una reconfiguración profunda de los contratos, la jornada y las obligaciones empresariales. A continuación, encontrará, de manera práctica y estratégica, algunos de los cambios que todo empleador y profesional de recursos humanos debe conocer para seguir cumpliendo la ley y mitigar riesgos. En cada apartado destacamos la regla, el impacto y el plazo de entrada en vigor.
Contratos de trabajo
- Contratos a término fijo: duración máxima de 4 años. No se permiten renovaciones que excedan ese límite, so pena de entenderse como término indefinido. Para los contratos de trabajo a término fijo que estén en curso cuando entre en vigor la reforma, los 4 años se contabilizarán a partir de la entrada en vigencia de la ley. Se regulan dos tipos de prórroga:
Prórroga pactada:
- Puede prorrogarse por acuerdo escrito.
- La norma no restringe a que la prórroga pactada sea por un término igual o inferior, así que podría ser incluso por un término mayor al inicial.
- Después de la cuarta prórroga debe ser mínimo por 1 año.
- No puede superarse el término de 4 años en ningún caso.
Prórroga automática:
- Se genera por no aviso de terminación con al menos 30 días de anticipación.
- Se renueva el contrato por un término igual al inicial o al de su prórroga.
- La cuarta prórroga será por 1 año.
- No puede superarse el término de 4 años en ningún caso.
- Contratos por obra o labor: deben constar por escrito y describir la tarea con precisión y detalle; al concluir la obra, la relación podrá continuar solo si se suscribe un nuevo acuerdo con otra obra o labor, por otrosí o liquidando el anterior. En caso de no atender estas reglas, se presume indefinido.
- Contratos a término indefinido: sin modificaciones sustanciales. Se establece expresamente que en ningún caso se podrá pactar una sanción para el empleado que renuncie sin cumplir con el preaviso de 30 días.
Contrato de aprendizaje
- Se convierte en contrato laboral a término fijo, con máximo 3 años de duración. Esto implica que el aprendiz es un trabajador y tiene todos los derechos, garantías y protección (incluidos fueros laborales). En todo caso la subordinación debe estar referida exclusivamente a las actividades propias del aprendizaje.
- Los aprendices siguen devengando apoyo de sostenimiento, pero los montos son diferentes, de acuerdo con nuevos tipos de formación, así:
- Para formación dual (proceso de formación profesional ejecutado de manera conjunta entre el sector privado y el SENA o la institución de educación a partir de un programa de formación acordado según las necesidades de la empresa), durante el primer año recibirá el 75% de 1 SMLMV y durante el segundo año 1 SMLMV.
- Para formación tradicional, recibirá el 75% de 1 SMLMV durante la fase lectiva y 1 SMLMV durante la fase práctica.
- Para los aprendices universitarios, el apoyo seguirá siendo de 1 SMLMV sin importar si se trata de una formación dual o tradicional.
- No puede regularse el apoyo de sostenimiento a través de negociación colectiva, pero el aprendiz sí puede afiliarse y beneficiarse de convenios colectivos.
- Durante la fase lectiva, el aprendiz estará cubierto por salud y riesgos laborales. Durante la fase práctica o durante toda la formación dual, estará afiliado a riesgos laborales, salud y pensión, y tendrá reconocimiento a todas las prestaciones, auxilios y demás derechos de un contrato laboral.
- Tiempo de práctica deberá ser certificado y reconocido como experiencia laboral.
- Se aumenta el monto de monetización de la cuota de aprendizaje, correspondiendo a 1,5 SMLMV por aprendiz no contratado.
Obligaciones, prohibiciones y posibilidades adicionales
- Señala nuevos motivos de licencias remuneradas o los define, indicando que el empleador deberá otorgar:
- Licencia remunerada por grave calamidad doméstica: introduce la definición de esta licencia, indicando que es grave calamidad doméstica todo suceso personal o familiar hasta tercer grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, caso fortuito, fuerza mayor cuya gravedad afecte el normal desarrollo de actividades del trabajador.
- Licencia remunerada para urgencias y citas médicas con especialistas (este último caso requiere certificación previa).
- Licencia remunerada para eventos escolares obligatorios como acudiente previo requerimiento del centro educativo y para citaciones judiciales, administrativas y legales.
- Se genera un incentivo al uso de bicicleta para llegar y salir del trabajo: se puede pactar con el trabajador el otorgamiento de 1 día de descanso remunerado por semestre, previa certificación.
- Se implementan medidas para garantizar la igualdad, inclusión y no discriminación:
- Cuota de inclusión laboral de personas con discapacidad: se dispone que se deben contratar o mantener el contrato de al menos 2 personas con discapacidad por cada 100 trabajadores hasta 500; y para empresas con más de 501, 1 adicional por cada 100. En todo caso, se dispone que durante el primer año de vigencia de la reforma laboral, la cuota es voluntaria, desde el segundo es obligatoria. Debe entregarse el reporte de los contratos celebrados con personas con discapacidad al Ministerio del Trabajo dentro de los 15 días siguientes a su celebración, so pena de sanciones.
- Se refuerzan límites a la subordinación y se prohíben expresamente conductas discriminatorias (sexo, identidad de género, orientación sexual, raza, discapacidad, sindicalización, etc.).
- Se debe preferir a la mujer víctima de violencia de pareja, intrafamiliar o tentativa de feminicidio, para medidas de reubicación en la empresa.
- Se deberá garantizar igualdad de condiciones laborales para personas reintegradas y reincorporadas del conflicto armado o que se encuentren en tal proceso.
- El empleador debe garantizar el trabajo libre de violencia y de acoso, entendiendo estas como una o varios comportamientos que sean susceptibles de causar daño físico, psicológico, sexual o económico, realizado por cualquier persona sin importar su posición, incluyendo terceros, clientes, proveedores, que guarden relación directa o indirecta con el trabajo. El empleador deberá implementar acciones de prevención y atención, protocolos, comités, herramientas y mecanismos y la reparación y no repetición de estas conductas. Lo aquí señala será vigilado y de ser el caso sancionado por el Ministerio del Trabajo.
- Las entidades públicas y contratistas de proyectos financiados con recursos públicos deberán procurar contar con un mínimo de 10% de sus puestos de trabajo cubiertos por personal de la región donde se ejecuten, priorizando víctimas del conflicto armado, municipios cobijados con PDET (Programas de Desarrollo con Enfoque Territorial) y ZOMAC (Zonas Más Afectadas por el Conflicto Armado).
- Se dispone que el empleador tiene prohibido:
- Exigir a personas en embarazo la ejecución de tareas de esfuerzo físico que puedan producir aborto o afecten el desarrollo normal del feto.
- Despedir o presionar la renuncia de personas por enfermedad o afectaciones a salud mental.
- Usar fraudulentamente prerrogativas diferencias otorgadas a determinados sectores productivos o a las micro y pequeñas empresas, para desconocer o menoscabar derechos laborales. En este caso, el trabajador tendrá derecho a una indemnización de 1 día de salario por cada día de ejecución de la conducta, hasta el pago de la indemnización sin exceder 24 meses. Consideramos que en este caso debe existir la declaratoria judicial y probarse la mala fe.
Jornada, trabajo suplementario y recargos
- Jornada diurna: 6 a.m.–7 p.m.; nocturna: 7 p.m.–6 a.m. (rige 6 meses después de la sanción presidencial).
- Límite a la jornada diaria: se reestablece la jornada máxima de 8 horas. Se mantiene la jornada máxima semanal y la reducción gradual a 42 horas por semana.
- Las empresas que estén exoneradas de otorgar el “día de la familia” por laborar una jornada inferior a las 42 horas semanales, podrán concederlo de manera voluntaria.
- Desaparece la autorización previa para trabajar horas extra; se conserva el tope de 2 h/día y 12 h/sem (exceptuando sectores de salud y de seguridad).
- Se crea una sanción por no pagar horas extra, consistente en la suspensión de la facultad de laborar tiempo extra por 6 meses, sin perjuicio de las demás sanciones a imponer.
- El empleador deberá llevar un registro de las horas extras laboradas por cada trabajador en el que se especifique el nombre, actividad desarrollada y número de horas laboradas, detallando si son diurnas o nocturnas. Este soporte solo debe entregarse al trabajador que lo solicite, en cuyo caso deberá entregarse el registro junto con el soporte de pago.
- Recargo por trabajo en día de descanso obligatorio/festivo: pasa gradualmente a 100 % por hora:
| FECHA | INCREMENTO |
| 1 de julio de 2025 | 80% |
| 1 de julio de 2026 | 90% |
| 1 de julio de 2027 | 100% |
El empleador puede adoptar el 100 % de forma anticipada voluntariamente.
- Empleador y trabajador pueden pactar por escrito un día de descanso distinto al domingo; a falta de pacto, se presume que es el domingo.
- Se mantienen los porcentajes establecidos para los recargos por trabajo extra diurno y nocturno, así como el del recargo nocturno.
Procesos disciplinarios
- Se adoptan legalmente las etapas del proceso disciplinario dispuestas por la Corte Constitucional:
1. Comunicación formal de apertura |
2. Indicación de hechos, conductas y omisiones que motivas el proceso, por escrito |
3. Traslado de todas las pruebas que fundamentan los hechos, conducta y omisiones |
4. Indicación de un término para rendir descargos |
5. Pronunciamiento definitivo y motivado |
6. Posibilidad de impugnar la decisión en todos los casos. |
- Se debe otorgar mínimo 5 días hábiles para los descargos.
- En caso de descargos verbales, se debe levantar acta y transcribir.
- De ser el caso, la sanción impuesta deberá ser proporcional a los hechos, conductas u omisiones que la motivaron.
- Excepción a estas disposiciones: los hogares y micro y pequeñas empresas de menos de 10 trabajadores solo deben oír previamente al trabajador y respetar su derecho a la defensa y debido proceso.
- Este procedimiento deberá incorporarse al Reglamento Interno de Trabajo (RIT) en los 12 meses siguientes a la vigencia de la ley.
Reglamento Interno de Trabajo
- Se dispone la obligación de publicar el RIT en un medio virtual de libre acceso para los trabajadores.
- El empleador puede adicionalmente alojarlo en su página web o remitirlo por canales como correo electrónico.
Trabajadores extranjeros
- Situación migratoria no impide exigir garantías laborales y seguridad social.
- El contrato facilita la regularización migratoria, lo cual se reglamentará dentro de los 6 meses siguientes a la entrada en vigencia de la ley.
- Los extranjeros deberán acreditar su idoneidad académica y profesional para las profesiones que determine el Ministerio de Educación.
Empresas de servicios temporales
- Las usuarias no podrán celebrar contratos comerciales con empresas de servicios temporales para realizar situaciones diferentes a labores ocasionales, accidentales o transitorias, reemplazar personal en vacaciones, en licencia, incapacidad por enfermedad o maternidad o para atender incrementos en la producción, el transporte, las ventas de productos o mercancías, periodos de cosecha y en la prestación de servicios.
- Si la causa subsiste cumplido el término o condición, no puede prorrogarse con la misma EST ni contratar al trabajador con otra EST. En caso de incumplir esta normativa, se entenderá que usuaria es la verdadera empleadora previa declaración judicial, y la empresa de servicios temporales podrá ser sancionada con la revocatoria de la licencia de funcionamiento
- En el contrato de misión deberá especificarse la causa que originó la vinculación.
Teletrabajo
- Se modifican las modalidades de teletrabajo, para reemplazar el teletrabajo suplementario por teletrabajo híbrido (2 a 3 días a la semana en su hogar y el resto en las instalaciones), e incluir dos modalidades:
- Teletrabajo temporal o emergente para crisis sanitarias o desastres.
- Teletrabajo trasnacional: bajo una relación laboral celebrada en Colombia, el trabajador labora desde otro país, siendo su responsabilidad tener su situación migratoria regular y siendo responsabilidad del empleador contar con un seguro que cubra al menos las prestaciones asistenciales en salud en caso de accidente o enfermedad. El empleador estará igualmente a cargo de las prestaciones económicas a través del sistema de seguridad social colombiano.
La ARL deberán garantizar la cobertura de accidentes de trabajo y enfermedades laborales de los teletrabajadores trasnacionales en el país donde presten su servicio, para lo cual podrán contratar seguros adicionales en el extranjero que correrán por cuenta del empleador.
- Auxilio de conectividad reemplaza el de transporte cuando el salario es igual o inferior a 2 SMMLV.
- El empleador está obligado a brindar capacitación en herramientas digitales, gestión del tiempo y habilidades de comunicación remota.
Cesantías e intereses
- El pago directo y de buena fe de cesantías al trabajador exime de sanción por no consignar, salvo que se demuestre que el pago no se realizó en condiciones de libertad y que no fue utilizado en fines autorizados por la ley.
- El empleador podrá consignar mensualmente el 8,33 % del salario base de liquidación al Fondo de Cesantías como consignación anticipada, sin que se entienda como pago parcial.
- Por acuerdo escrito entre el trabajador y el empleador, se podrán mensualizar intereses de cesantías (1 % mensual sobre el salario).
Trabajadores con responsabilidad de cuidado
- Se podrá pactar horarios o jornadas flexibles de trabajo para trabajadores responsables de cuidado sobre personas mayores, hijos e hijas menores de edad, persona con discapacidad, con enfermedades catastróficas, crónicas graves y/o terminales, dentro del segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero y segundo civil, o que la persona dependa exclusivamente del cuidador por no tener más familiares, previa certificación de su calidad de cuidador. El empleador que reciba esta solicitud está obligado a responder en 15 días hábiles, aceptando, proponiendo otra distribución o negándose justificadamente y planteando una propuesta alternativa.
- El trabajador cuidador de un familiar dentro del 1er o 2do grado de consanguinidad y civil o primero de afinidad que deba cumplir con un horario, podrá acordar, previa certificación de su condición, a acceder a flexibilidad horaria, mediante trabajo en casa o remoto, sin afectar el cumplimiento de sus funciones.
Entornos pet‑friendly
- Ingreso de perros y gatos permitido a discreción del empleador.
- No se puede impedir el ingreso si se trata de animales de asistencia, apoyo emocional o uso terapéutico con certificado emitido por psicólogo o psiquiatra.
- Los lineamientos para lo aquí señalado serán expedidos por el Ministerio del Trabajo dentro de los 12 meses siguientes a la entrada en vigencia de la ley.
Trabajadores de servicio doméstico
- Contrato de trabajo escrito obligatorio para servicio doméstico; podrán permanecer en régimen subsidiado con cotizaciones parciales. Se deroga la exclusión del límite de la jornada máxima legal para los trabajadores del servicio doméstico.
Aportes de independientes y de microempresas y hogares
- Los independientes podrán efectuar cotizaciones proporcionales de acuerdo con sus ingresos mensuales a seguridad social, aun cuando estos ingresos sean inferior al salario mínimo mensual.
- Microempresas y hogares: podrán hacer cotizaciones proporcionales y a tiempo parcial cuando las actividades no sean de tiempo completo.
Aportes de trabajadores en pobreza extrema, moderada o vulnerabilidad
- Trabajadores en pobreza extrema, moderada o vulnerabilidad pueden permanecer 6 meses en régimen subsidiado, accediendo a las prestaciones sociales y económicas del régimen contributivo.
Beneficio CREA EMPLEO
- Se crea un subsidio mensual hasta por 6 meses: 25 % de 1 SMMLV por cada nuevo puesto de trabajo.
- Deben tratarse de nuevos puestos de trabajo otorgados a mujeres, jóvenes y mayores de 50 años en empresas de hasta 50 trabajadores o con más de 50 pero cuyo crecimiento en ventas comparando los dos últimos años sea inferior o igual al IPC.
- Opera mientras la tasa de desempleo nacional certificada por el DANE supere el promedio de la tasa de desempleo en países OCDE.
- El beneficio no es acumulable con otros subsidios nacionales para incentivar la contratación formal.
Mantenga a su organización un paso adelante: anticípese a la entrada en vigor de cada cambio, ajuste sus políticas y procedimientos internos y capacite a sus equipos. Para consultas personalizadas o acompañamiento jurídico‑estratégico, contáctenos. Recuerde que somos su aliado estratégico para la prevención y gestión de sus riesgos en la gestión del talento humano.
