Sandra Novoa
Directora de Seguridad Social
La reciente Reforma Laboral introdujo nuevas figuras de licencias remuneradas orientadas a mejorar la calidad de vida y el bienestar de los trabajadores. Sin embargo, el cumplimiento y aplicación de estas obligaciones por parte del empleador implica desafíos importantes para las áreas de Talento Humano, Nómina y Contabilidad, en lo relacionado con el reporte, control y en especial, con el impacto en la liquidación de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, de aquellas cuya duración es menor a la jornada diaria establecida.
Revisemos un caso muy común que parece muy sencillo, pero a la luz de la nueva reforma laboral genera múltiples desafíos con un alto impacto en la gestión del talento humano[1]:
[1] Literal e) numeral 6 del artículo 57 C.S. del T. “Licencia remunerada para asistir a citas médicas de urgencia o citas médicas programadas con especialistas cuando se informe al empleador junto certificado previo, incluyendo aquellos casos que se enmarquen con lo dispuesto desde el Ministerio de Salud y Protección Social para el diagnóstico y el tratamiento de la Endometriosis incluido en la Ley 2338 de 2023.”
“Juan presenta problemas de salud y decide ir al servicio de urgencias de un centro médico adscrito a su EPS, llega a las 7:00 a.m. y pide su turno. En la valoración del TRIAGE[1], le informan que sus síntomas no requieren atención de urgencia y que debe solicitar cita prioritaria.
El trabajador estando en el servicio de urgencias se comunica con su EPS y le dan cita prioritaria para el día siguiente.
Juan se dirige a su empresa y llega a las 12 del medio día y presenta certificado de asistencia al centro de urgencias e informa que tiene cita médica general al día siguiente.
La jornada laboral del trabajador es de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.”
[1] El Triage en los servicios de urgencia es un Sistema de Selección y Clasificación de pacientes, basado en sus necesidades terapéuticas y los recursos disponibles que consisten en una valoración clínica breve que determina la prioridad en que un paciente será atendido. El “TRIAGE” como proceso dinámico que es, cambia tan rápidamente como lo puede hacer el estado clínico del paciente” artículo 3 de la Resolución 5596 de 2015.
En este caso, podemos formular las siguientes inquietudes:
- ¿La situación presentada se puede enmarcar como cita médica de urgencia?
- ¿La empresa debe pagar el tiempo que el trabajador invirtió en la asistencia al centro médico, pese a no haber recibido atención?
- ¿Si no es una cita médica de urgencias, cómo reporto el tiempo no laborado?
- ¿Cómo reporto en nómina la novedad?
- ¿Qué impacto tiene en el pago de la Seguridad Social?
Lo primero que debemos advertir es que en el caso descrito no se presentó una atención médica de urgencias, de acuerdo con la definición legal contenida en el artículo 3 del Decreto 412 de 1992[1]:
“1. URGENCIA. Es la alteración de la integridad física y/o mental de una persona, causada por un trauma o por una enfermedad de cualquier etiología que genere una demanda de atención médica inmediata y efectiva tendiente a disminuir los riesgos de invalidez y muerte.
[1] Literal e) numeral 6 del artículo 57 C.S. del T. “Licencia remunerada para asistir a citas médicas de urgencia o citas médicas programadas con especialistas cuando se informe al empleador junto certificado previo, incluyendo aquellos casos que se enmarquen con lo dispuesto desde el Ministerio de Salud y Protección Social para el diagnóstico y el tratamiento de la Endometriosis incluido en la Ley 2338 de 2023.”
[1] El Triage en los servicios de urgencia es un Sistema de Selección y Clasificación de pacientes, basado en sus necesidades terapéuticas y los recursos disponibles que consisten en una valoración clínica breve que determina la prioridad en que un paciente será atendido. El “TRIAGE” como proceso dinámico que es, cambia tan rápidamente como lo puede hacer el estado clínico del paciente” artículo 3 de la Resolución 5596 de 2015.
[1] Compilado en el artículo 2.5.3.2.3 del Decreto 780 de 2016
- ATENCION INICIAL DE URGENCIA. Denomínese como tal a todas las acciones realizadas a una persona con patología de urgencia y que tiendan a estabilizarla en sus signos vitales, realizar un diagnóstico de impresión y definirle el destino inmediato, tomando como base el nivel de atención y el grado de complejidad de la entidad que realiza la atención inicial de urgencia, al tenor de los principios éticos y las normas que determinan las acciones y el comportamiento del personal de salud.
- ATENCION DE URGENCIAS. Es el conjunto de acciones realizadas por un equipo de salud debidamente capacitado y con los recursos materiales necesarios para satisfacer la demanda de atención generada por las urgencias.”
Con base en lo anterior, la atención recibida por Juan (el trabajador) no puede ser valorada como una cita médica de urgencias, tal y como lo indica el artículo 57 del C.S. del T., ya que simplemente recibió una valoración del TRIAGE.
Ahora bien, es claro que el trabajador justificó su inasistencia, sin embargo, al no cumplir con los requisitos establecidos en la reforma para entender que estuvo en una cita médica de urgencias y tener derecho a una licencia remunerada, su empleador tendría la potestad de decidir si las 4 horas que invirtió Juan para su asistencia al servicio de salud, serán o no remuneradas, para lo cual tendría las siguientes posibilidades:
- Reportar las 4 horas como un permiso no remunerado, caso en el cual se deben realizar los siguientes ajustes:
- Nómina: No pago de 4 horas del día para liquidación del salario.
- Contabilidad: Ajustes del valor a pagar en la liquidación de nómina
- Reporte a la Seguridad Social: Al ser una ausencia inferior a un día, la novedad “suspensión, licencia no remunerada- SLN” que aplicaría para este caso, no es posible reportarla en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA. Por tanto, el pago de los aportes debe efectuarse sobre el ingreso base de cotización determinado, sin el reporte de la novedad SLN.
- No reportar el permiso y pagar al trabajador el día completo. En este escenario, no existiría afectación en el ingreso del trabajador y en las áreas señaladas no se presentaría ningún ajuste, toda vez que el reporte se realizaría en la forma habitual.
De otra parte, consideramos importante señalar que, si la licencia remunerada que se otorga al trabajador corresponde a su jornada laboral del día completo, ésta debe reportarse en la nómina y el aporte para la seguridad social debe realizarse teniendo en cuenta lo contemplado en el artículo 3.2.5.1 del Decreto 780 de 2016:
“(…)Las cotizaciones durante vacaciones y permisos remunerados se causarán en su totalidad y el pago de los aportes se efectuará sobre el último salario base de cotización reportado con anterioridad a la fecha en la cual el trabajador hubiere iniciado el disfrute de las respectivas vacaciones o permisos.”
Es decir, para los sistemas de salud y pensión, la base de aporte se deberá calcular sobre el último salario base de cotización reportado antes del inicio de la licencia. No habrá lugar a realizar aporte a la ARL, toda vez que el trabajador no está prestando sus servicios.
En Caja de Compensación, SENA e ICBF, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 17 de la Ley 21 de 1982, se deberá tener en cuenta el valor pagado al trabajador por el permiso (licencia) remunerado.
Adicionalmente, es preciso advertir que el literal e) numeral 6 del artículo 57 del C.S. del T. contempla como licencia remunerada “las citas médicas programadas con especialistas cuando se informe al empleador junto certificado previo” y acá surge un nuevo interrogante sobre el caso planteado:
¿Debe considerarse como licencia remunerada la cita con medicina general que Juan, el trabajador, informó tendría al día siguiente?
Para el caso, se deben conocer los siguientes conceptos:
- “CONSULTA MEDICA GENERAL O PARAMEDICA. Es aquella realizada por un médico general o por personal paramédico y se considera como la puerta de entrada obligatoria del afiliado a los diferentes niveles de complejidad definidos para el Sistema de Seguridad Social en Salud.(.) [1]
- “CONSULTA MEDICA ESPECIALIZADA. Es aquella realizada por un médico especialista en alguna de las ramas de la medicina autorizadas para su ejercicio en Colombia, quien recibe al paciente por remisión de un médico general, o interconsulta especializada, o directamente en casos de urgencia por que la patología que presenta el paciente requiere evaluación especializada, internación o cirugía que el médico general no esté en condiciones de realizar. Una vez el paciente haya sido evaluado o tratado por el médico especialista continuará siendo manejado por el médico general remitente.” [2]
De lo anterior se concluye que, si bien Juan solicitó el permiso con el certificado correspondiente y la empresa estaría en la obligación de conceder el tiempo para que asista a la misma, la remuneración no fue reglamentada, toda vez que no se trata de una cita médica programada con especialista, es una cita con medicina general.
Todo lo anterior sin duda es un tema de controversia que deberá ser analizado por cada empresa con las áreas involucradas como: Gestión Humana, Seguridad y Salud en el Trabajo, Nómina y Compensación, entre otras; para establecer las reglas claras que aplicaran en este tema, en especial en cumplimiento de la obligación del cuidado de la salud del trabajador.
Finalmente, como pueden evidenciar, las empresas enfrentan grandes retos operativos en cuanto a ajustes en el software de liquidación de nómina, reporte a los operadores de la planilla integrada de liquidación de aportes PILA y la actualización del personal que interviene en estos procesos, por lo que consideramos importante que apliquen las siguientes recomendaciones:
- Actualización de reglamento interno de trabajo.
- Revisión y ajuste de la política de permisos, incapacidades y licencias.
- Generar procesos claros al interior para gestionar los ausentismos.
- Capacitar a todo el personal en los requisitos a cumplir, para así tener acceso a las licencias establecidas en la norma.
Recuerde el cumplimiento de todos los procesos, mitigará el riesgo de reclamaciones por parte de los trabajadores, reducirá los hallazgos en inspecciones por parte del Ministerio de Trabajo y le permitirá disminuir las sanciones por inexactitudes o moras en los procesos de fiscalización de la UGPP.
[1] Artículo 5 Resolución 5261 de 1994
[2] Artículo 7 Resolución 5261 de 1994
