{"id":8164,"date":"2025-04-09T17:06:47","date_gmt":"2025-04-09T17:06:47","guid":{"rendered":"https:\/\/barrerapalacio.com\/webn\/?p=8164"},"modified":"2025-04-24T23:04:43","modified_gmt":"2025-04-24T23:04:43","slug":"estan-los-documentos-laborales-de-la-empresa-debidamente-custodiados","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/barrerapalacio.com\/webn\/derecho-laboral\/estan-los-documentos-laborales-de-la-empresa-debidamente-custodiados\/","title":{"rendered":"\u00bfEst\u00e1n los documentos laborales de la empresa debidamente custodiados?"},"content":{"rendered":"\t\t
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\u00bfPor qu\u00e9 es vital una correcta custodia documental?<\/h5><\/div><\/div>
  • Facilita procesos administrativos \u00e1giles y precisos.<\/li>
  • Evita multas y sanciones legales por incumplimientos.<\/li>
  • Protege de manera efectiva los derechos de los trabajadores.<\/li>
  • Permite resolver r\u00e1pidamente cualquier conflicto o disputa laboral.<\/li>
  • Garantiza transparencia y eficiencia en la gesti\u00f3n documental.<\/li><\/ul><\/div><\/div><\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t
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    Demos un recorrido jurisprudencial<\/strong><\/h5>

    \u00a0<\/p>

    Es imprescindible que las empresas administren adecuadamente la informaci\u00f3n propia de cada trabajador, procurando la\u00a0guarda y custodia de los archivos\u00a0en que la misma repose, sea de manera f\u00edsica o digital, pues, como ha referido la jurisprudencia constitucional,\u00a0\u201cel pleno ejercicio de derechos, tanto constitucionales como legales, dependen, en no pocas ocasiones, de la existencia de estos soportes\u201d\u00a0(Sentencia T-007 de 2022).<\/p>

    De igual forma, la Corte Constitucional, en providencias como la T-214 de 2004, ha se\u00f1alado que las entidades p\u00fablicas o privadas que manejan informaci\u00f3n personal, est\u00e1n en la obligaci\u00f3n de\u00a0ponerla a disposici\u00f3n de sus titulares, entre ellos los trabajadores, y permitirles actualizarla y rectificarla, cuando lo consideren razonable, teniendo en cuenta que el requerir informaci\u00f3n, consultar y solicitar documentos es una posibilidad para los trabajadores avalada por el derecho fundamental de petici\u00f3n y ligada al derecho fundamental al habeas data y al derecho al buen nombre (sentencia T-470 de 2019), obligaci\u00f3n que ser\u00e1 de dif\u00edcil cumplimiento en el evento en que no se maneje una custodia adecuada de dicha informaci\u00f3n.<\/p>

    Es igualmente relevante destacar que el administrador de la informaci\u00f3n tiene el deber no solo de\u00a0impedir el acceso indebido\u00a0a tal informaci\u00f3n, sino que debe obrar activamente, garantizando la\u00a0integridad de los documentos, ya sea contra agentes naturales, accidentes, eliminaci\u00f3n accidental, entre otros factores previsibles o no previsibles, incluso tomando medidas extremas de ser necesario, garantizando que la informaci\u00f3n que contienen estos documentos sea susceptible de ser transmitida plenamente en el momento en que sea solicitado por alguien habilitado jur\u00eddicamente para ello, como se\u00f1ala la jurisprudencia constitucional en sentencias como la T-216 de 2004.<\/p>

    La jurisprudencia constitucional, sobre el\u00a0t\u00e9rmino de custodia, tambi\u00e9n ha determinado que el empleador tiene el deber de custodiar la informaci\u00f3n laboral de los empleados de\u00a0manera indefinida, siendo esta la \u00fanica interpretaci\u00f3n que salvaguarda absoluta los derechos fundamentales de los trabajadores, se\u00f1alados anteriormente, y otros tantos como la seguridad social y el m\u00ednimo vital, sin que sea relevante el tiempo transcurrido desde, por ejemplo, la desvinculaci\u00f3n laboral, hasta la solicitud de una certificaci\u00f3n laboral. En caso de que por cualquier raz\u00f3n el empleador se encuentre en dificultad de entregar esta informaci\u00f3n, tiene el deber de realizar todas las gestiones a su alcance para expedir los documentos solicitados y, si fuera necesario, deber\u00e1 intentar reconstruir el expediente laboral del solicitante. En todo caso, si definitivamente le resulta imposible suministrarle la informaci\u00f3n, no puede \u00fanicamente se\u00f1alar tal aspecto, pues deber\u00e1 indicarle al peticionario la entidad, dependencia o el procedimiento a seguir para lograr obtener lo requerido y de esta manera satisfacer el derecho a la informaci\u00f3n.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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    Es fundamental tener en cuenta que deber de custodia y entrega de documentos es aplicable incluso en casos de\u00a0sustituci\u00f3n patronal<\/strong>, tal como se\u00f1ala la Corte Constitucional en sentencia T-470 de 2019, lo que har\u00e1 relevante gestionar adecuada y oportunamente la entrega integral de la informaci\u00f3n laboral de los trabajadores al momento de efectuar dicha sustituci\u00f3n.\u00a0<\/p>

    Por su parte, la Corte Suprema de Justicia, en auto AL1198 de 2022, refuerza los planteamientos anteriormente se\u00f1alados por la Corte Constitucional, indicando no que el empleador tiene un deber, sino la\u00a0obligaci\u00f3n de conservar la informaci\u00f3n de manera indefinida y garantizar su integridad<\/strong>, \u201casegurando que ella sea veraz, cierta, clara, precisa y completa\u201d, con la finalidad de garantizar la posibilidad a los trabajadores de reclamar los derechos que le asisten y proteger sus derechos fundamentales, obligaci\u00f3n igualmente de car\u00e1cter indefinido y que, en caso de dificultad, genera el deber para el empleador de agotar todos sus esfuerzos para la obtenci\u00f3n de la informaci\u00f3n solicitada y, de ser necesario, el deber de reconstruirla.<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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    Consejo<\/strong>\u00a0estrat\u00e9gico:<\/strong>\u00a0Aseg\u00farate de contar con un plan robusto y actualizado de custodia y gesti\u00f3n documental, adaptado espec\u00edficamente a la realidad operativa y legal de tu empresa. Esto no solo protege a tus trabajadores y a tu organizaci\u00f3n, sino que tambi\u00e9n fortalece tu imagen como empleador confiable y comprometido con el cumplimiento legal.<\/span><\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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    \u00bfQu\u00e9 pasos puedes seguir?<\/h5><\/div><\/div><\/div>

    1.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Realiza una auditor\u00eda interna para conocer el estado actual de tu gesti\u00f3n documental.<\/p>

    2.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Identifica riesgos potenciales y establece medidas preventivas.<\/p>

    3.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Implementa protocolos claros y capacita a tu personal sobre la importancia de la protecci\u00f3n documental.<\/p>

    4.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Establece sistemas seguros de almacenamiento, tanto f\u00edsicos como digitales.<\/p>

    5.\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0Revisa peri\u00f3dicamente la efectividad de estas medidas y ajusta seg\u00fan sea necesario.<\/p><\/div><\/div><\/div><\/div>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t

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    En Barrera Palacio Abogados\u00a0\u00a0tenemos un equipo especializado que est\u00e1 listo para ayudarte a dise\u00f1ar e implementar estrategias efectivas que garanticen la seguridad jur\u00eddica y operativa en la gesti\u00f3n del talento humano.<\/p>

    \u00a1Estamos preparados para convertirnos en tu aliado estrat\u00e9gico en gesti\u00f3n laboral!<\/p>\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

    Gestionar al talento humano implica grandes responsabilidades y la custodia documental es una clave esencial para cumplirlas con \u00e9xito. <\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":8166,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-8164","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-derecho-laboral","kng-has-post-thumbnail"],"yoast_head":"\n\u00bfEst\u00e1n los documentos laborales de la empresa debidamente custodiados? | Barrera Palacio Abogados<\/title>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/barrerapalacio.com\/webn\/derecho-laboral\/estan-los-documentos-laborales-de-la-empresa-debidamente-custodiados\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"es_ES\" \/>\n<meta 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